Was wir mit deinen Daten machen — und was nicht.

1. Wer verantwortlich ist

Golfclub Gerhelm, Nürnberger Land e. V.
Gerhelm 1, 91235 Velden
Telefon 09152 398
E-Mail buero@gerhelm.de
Registergericht: Amtsgericht Nürnberg, VR 30765
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE284711940

Vertreten durch den Vorstand. Fragen zum Datenschutz beantwortet das Sekretariat; ein Anruf genügt, schriftlich am besten an datenschutz@gerhelm.de — dieselbe Adresse steht auch im Vertrag.

2. Wenn du nur liest

Beim Aufruf einer Seite überträgt dein Browser die Daten, die für die Auslieferung technisch nötig sind: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, verweisende Seite und Browserkennung. Unser Webhoster protokolliert diese Angaben zur Sicherheit des Betriebs und löscht sie regelmäßig. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem störungsfreien und sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir selbst führen keine Zugriffsstatistik. Es gibt auf dieser Website kein Analysewerkzeug und kein Zählpixel, und für das bloße Lesen laden wir nichts von fremden Servern — keine Schriften, keine Symbole, keine Karten. Alles liegt auf unserem eigenen Webspace. Deshalb brauchen wir für das Lesen kein Einwilligungsfenster.

Zwei Ausnahmen betreffen nicht das Lesen, sondern das Benutzen, und stehen deshalb ausdrücklich hier: Auf den Seiten Startzeiten und Anmelden bereiten wir die Verbindung zu unserem Buchungssystem PC CADDIE vor (Startzeitenanzeige, Anmeldung mit PC-CADDIE-Kennwort); dabei erfährt dessen Server deine IP-Adresse. Beim Gutscheinkauf leitet dich die Bezahlung zu PayPal weiter. Beides geschieht nur, wenn du diese Funktionen benutzt.

Cookies und lokaler Speicher

Zwei Cookies kommen zum Einsatz, beide nur, wenn du sie brauchst, und keins davon dient der Beobachtung deines Surfverhaltens:

• gerhelm_session hält deine Sitzung, solange du im Mitgliederbereich angemeldet bist oder ein Formular ausfüllst. Es enthält eine Zufallskennung, ist nicht von Skripten lesbar (HttpOnly), wird nur an unsere eigene Adresse gesendet (SameSite=Lax) und verfällt beim Schließen des Browsers.
• gh_pcc entsteht nur, wenn du beim Anmelden selbst den Haken „Angemeldet bleiben" setzt. Es enthält einen Zufallswert, mit dem dich dieses eine Gerät 30 Tage lang wiedererkennt, damit du dich nicht bei jedem Besuch neu anmelden musst. Beim Abmelden wird es sofort gelöscht.

Beide Cookies sind für den Dienst erforderlich, den du damit ausdrücklich verlangst (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) — deshalb braucht es keine Einwilligung und kein Einwilligungsfenster.

Einige Seiten legen außerdem Arbeitsstände im lokalen Speicher deines Browsers ab (localStorage), damit nichts verloren geht: die digitale Scorekarte auch ohne Empfang auf dem Platz, der Arbeitsstand im Greenkeeping-Bereich und der zuletzt geöffnete Reiter im Mitgliederbereich. Diese Angaben bleiben auf deinem Gerät; du löschst sie jederzeit über die Website-Daten deines Browsers.

3. Wenn du bei uns Mitglied wirst

Über Mitglied werden schließt du einen Nutzungsberechtigungsvertrag und wirst Mitglied im Verein. Dafür verarbeiten wir:

• Stammdaten — Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon; bei Minderjährigen zusätzlich die Erziehungsberechtigten als Vertragspartner.
• Angaben zum Spiel — Handicap, Platzerlaubnis, Heimatclub bei Zweitmitgliedschaften, und den Nachweis, den du dazu hochlädst.
• Bankverbindung — Kontoinhaber und IBAN für das SEPA-Lastschriftmandat. Das Kreditinstitut ermitteln wir aus der IBAN im eigenen Haus (amtliche Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank, bei uns gespeichert). Deine Bankverbindung verlässt dabei unseren Server nicht.
• Nachweis der Erklärung — Zeitpunkt, IP-Adresse und ein Fingerabdruck der Fassungen von Vertragstext, Beitragsordnung und Satzung, die beim Abschluss galten. Ohne das wäre später nicht nachweisbar, was erklärt wurde. Wie das im Einzelnen dokumentiert wird, steht weiter unten unter „Wie wir den Abschluss dokumentieren".

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags und der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (lit. c, insbesondere Handels- und Steuerrecht) und die Organisation des Vereinsbetriebs (lit. f).

Der Vertragssatz liegt auf unserem Server verschlüsselt (AES-256-GCM); im Klartext stehen nur Vertragsnummer, Tarif, Beginn, Zahlweise, Name und Status — das Minimum, mit dem das Sekretariat arbeiten kann. Das Vertrags-PDF liegt zusätzlich in einem unveränderlichen Belegarchiv mit Prüfsumme.

Wie wir den Abschluss dokumentieren

Weil dieser Vertrag ohne Unterschrift auf Papier zustande kommt, dokumentieren wir seinen Abschluss besonders sorgfältig. Wir speichern dazu: die Bestätigung deiner E-Mail-Adresse (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung), den Zeitpunkt und die IP-Adresse des Abschlusses, den Wortlaut und den Zustand jeder Erklärung, die du bestätigt hast, die Prüfsummen der Fassungen von Vertragstext, Beitragsordnung und Satzung, die Prüfsumme des Vertrags-PDF, die Metadaten des SEPA-Mandats sowie einen qualifizierten Zeitstempel eines Vertrauensdiensteanbieters darüber.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherung von Beweismitteln für einen entgeltlichen Dauerschuldvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ohne diese Angaben könnten wir im Streitfall nicht belegen, dass und mit welchem Inhalt der Vertrag geschlossen wurde.

Wir erheben dafür nicht mehr als nötig: In dieser Dokumentation stehen keine Bankverbindung, kein Geburtsdatum und keine Anschrift. Aufbewahrt wird sie so lange, wie Ansprüche aus dem Vertrag verjähren können (drei Jahre ab Schluss des Jahres, in dem der Vertrag endet, §§ 195, 199 BGB), mindestens aber so lange wie der Beleg selbst (zehn Jahre). Danach wird sie gelöscht.

Ein Bestätigungscode, den du anforderst, ohne den Antrag abzuschließen, wird nach dreißig Tagen von selbst gelöscht.

Bei Partnerverträgen

Wird eine zweite Person mit eingetragen, wird sie selbst Mitglied und schuldet den Beitrag. Sie muss deshalb selbst unterschreiben — entweder gleich beim Abschluss oder über einen persönlichen Link, den wir ihr an ihre Adresse schicken. Bis dahin ist der Vertrag für sie nicht wirksam. Wer keinen Vertrag will, unterschreibt einfach nicht.

Nachweise, die du hochlädst

Fotos oder PDF von Handicapnachweis, Platzerlaubnis oder Bescheinigung landen in einem Fach, das über einen zeitlich begrenzten, von uns unterschriebenen Zugang erreichbar ist. Mit dem Abschluss gehören sie zu deiner Vertragsakte. Wird aus dem Antrag kein Vertrag, löschen wir unbeanspruchte Fächer nach 14 Tagen.

4. Wer deine Daten bekommt

• Deutscher Golf Verband (DGV) — Name, Geburtsdatum und Spielergebnisse für Handicap und Ausweis, nach Ziff. 7 der Aufnahme- und Mitgliedschaftsrichtlinien. Ohne diese Übermittlung gibt es kein Handicap.
• Unser Kreditinstitut — Bankdaten für den Beitragseinzug.
• Unsere Steuerberatung — Beitrags- und Buchungsdaten für Buchführung und Jahresabschluss.
• Unser Webhoster ALL-INKL.COM — Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, betreibt die Server in Deutschland. Er verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag; es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Unsere eigene Verwaltung — Vertrags- und Beitragsdaten werden in unsere Vereinsverwaltung und Buchhaltung übernommen. Diese Systeme betreiben wir selbst; die Daten verlassen dabei den Verein nicht.
• PC CADDIE (PC CADDIE://online GmbH & Co. KG, Düsseldorf) — unser Buchungs- und Mitgliederverwaltungssystem. Dorthin gehen Startzeitenbuchungen, die Anmeldung im Mitgliederbereich (dein PC-CADDIE-Kennwort prüfen wir dort und speichern es nicht) sowie Mitglieds- und Gutscheindaten.
• PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) — nur beim Kauf eines Gutscheins, und nur mit den Daten, die die Zahlung braucht.
• Unser Mailversand und unser Postfach — Bestätigungen, Rechnungen und Antworten laufen über unsere eigenen Mailkonten beim Webhoster. Eingehende Nachrichten holen wir von dort ab und bewahren sie im Vorgang auf.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist nicht beabsichtigt. Soweit ein Empfänger ausnahmsweise außerhalb der EU verarbeitet, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Deine Daten werden nicht verkauft, nicht vermietet und nicht für Werbung Dritter verwendet.

Formulare speichern deine IP-Adresse. Wo du uns etwas erklärst — Mitglied werden, kündigen, eine Zweitunterschrift leisten, im Marktplatz inserieren, eine Anmeldung bestätigen —, halten wir Zeitpunkt und IP-Adresse fest. Das ist der Nachweis, dass die Erklärung von dir kam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Beweissicherung); bei Vertragsschluss gehört es zur Beweiskette (siehe unten).

5. Weitere Formulare auf dieser Website

• Startzeiten — Buchungen laufen in unsere Vereinsverwaltung. Verarbeitet werden Name, Mitgliedsnummer beziehungsweise Kontaktdaten und die gebuchte Zeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Greenfee und Gastspiel — Name, Kontaktdaten, Heimatclub und Handicap zur Abwicklung des Spielrechts.
• Einsteigerprogramme, Kurse, Turniere — Anmeldedaten zur Durchführung; bei Turnieren die Ergebnisse, die für die Handicap-Führung nötig sind.
• Lost & Found — nur die Angaben, die zur Rückgabe eines Fundstücks nötig sind.
• Mein Bereich — Anmeldung per Passwort oder per Link an deine hinterlegte Mailadresse. Fehlversuche werden mit IP-Adresse und Zeitpunkt 15 Minuten vorgehalten, um Angriffe auf Zugänge zu bremsen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Newsletter — eigener Abschnitt, siehe Nummer 6.

Freiwillige Einwilligungen im Mitgliedsantrag — Newsletter, Name bei Turnierergebnissen, Fotos von Vereinsveranstaltungen — sind keine Voraussetzung für die Mitgliedschaft und jederzeit widerrufbar. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht.

6. Newsletter und Vereinsmitteilungen

Wir versenden zweierlei Post, und die beiden stehen auf verschiedenen Rechtsgrundlagen. Das ist kein Formalismus: Es entscheidet darüber, wer etwas bekommt und was du dagegen tun kannst.

Der Newsletter — nur mit deiner Einwilligung

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG). Wir verwenden das bestätigte Anmeldeverfahren: Nach dem Eintragen schicken wir eine Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit dem Klick bist du eingetragen. Der Link gilt 48 Stunden. Anmeldungen, die nicht bestätigt werden, löschen wir nach 30 Tagen von selbst.

Als Nachweis der Einwilligung speichern wir — dazu sind wir nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO verpflichtet — deine Mailadresse, Zeitpunkt und Weg der Anmeldung, die IP-Adresse, die Browserkennung und den Wortlaut, dem du zugestimmt hast. Dasselbe halten wir beim Widerruf fest.

Mitglied zu sein ist keine Einwilligung. Wer aus der Mitgliederverwaltung in unseren Bestand kommt, bekommt deshalb keinen Newsletter — dafür braucht es immer die eigene Anmeldung.

Vereinsmitteilungen — an alle Mitglieder

Einladungen, Platzsperrungen, Beitragsanpassungen und Ähnliches gehen an alle Mitglieder. Grundlage ist die Mitgliedschaft selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), nicht eine Einwilligung. Diese Nachrichten tragen deshalb keinen Abmeldelink — sie sind Teil der Vereinsorganisation und keine Werbung. Widersprechen kannst du natürlich trotzdem; wende dich dafür an das Sekretariat.

Was wir messen — und was nicht

Wir zählen nicht, ob du eine Mail öffnest. Es gibt kein Zählpixel und keine Öffnungsmessung, weder eigene noch fremde.

Gemessen werden Klicks: Links in der HTML-Fassung des Newsletters führen über eine Weiterleitung auf unserem eigenen Server, die festhält, welche Ausgabe und welcher Empfänger geklickt hat, wohin und wann. Eine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Die reine Textfassung enthält die Ziele unverändert und misst gar nichts. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse daran zu erkennen, was gelesen wird und was nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Unzustellbare Mails laufen in unser eigenes Postfach zurück und werden automatisch ausgewertet. Ist eine Adresse dauerhaft unerreichbar, sperren wir sie — das schützt die Zustellbarkeit für alle anderen.

Abmelden

Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink; zusätzlich unterstützen wir die Abmeldeschaltfläche, die manche Mailprogramme selbst anzeigen. Eine Abmeldung wirkt sofort — auch dann noch, wenn eine Aussendung bereits läuft und deine Mail nur noch nicht an der Reihe war.

Danach löschen wir deinen Kontakt vollständig. Zurück bleiben nur zwei Dinge: der Nachweis über Erteilung und Widerruf der Einwilligung, den wir führen müssen, und deine Adresse in verschlüsselter Form (als Prüfsumme, aus der sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt) auf einer Sperrliste. Letzteres allein zu dem Zweck, dich nicht versehentlich wieder einzutragen.

Wer den Versand durchführt

Wir verwenden keinen Newsletter-Dienstleister. Kein Mailchimp, kein Brevo, kein Newsletter2Go. Der Versand läuft über unseren eigenen Server bei demselben Hoster, der auch diese Website betreibt (siehe Nummer 4). Deine Adresse verlässt unser System nicht.

7. Wie lange wir speichern

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Ein Anruf im Sekretariat genügt, eine Mail an buero@gerhelm.de auch. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Keine automatisierte Entscheidung. Über Aufnahme, Tarif oder Beitrag entscheidet immer ein Mensch. Es findet kein Profiling statt.

9. Muss ich meine Daten angeben?

Für Vertrag und Mitgliedschaft brauchen wir die Angaben, die im Antrag mit einem Stern gekennzeichnet sind — ohne sie kommt kein Vertrag zustande. Alles andere ist freiwillig, und wir sagen an jeder Stelle, was freiwillig ist. Zum Lesen dieser Website musst du gar nichts angeben.

10. Änderungen

Wenn sich die Verarbeitung ändert, ändern wir diese Erklärung. Der Stand steht oben. Ältere Fassungen können wir auf Anfrage nachweisen — der Text dieser Seite liegt bei uns versionsverwaltet.